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CHARGES ET FRAIS GENERAUX

Surveillez vos dépenses avec précision et prévenez les abus. Ne négligez pas cette partie de l’application si vous êtes éligible à la déclaration des frais d’exploitation. Le maintien des données des charges est essentiel pour l’utilisateur qui souhaite obtenir une situation réaliste des résultats de son activité.

Introduction
Types de charges
Charges

 

Introduction

Ce chapitre couvre les aspects qui concernent la saisie des dépenses qui sont liés à l’exploitation de l’entreprise. Hormis les remboursements éventuellement liés aux notes de crédit, les charges sont les seuls flux financiers sortants de l’application.

aWayERP est un outil de gestion commerciale. Il n’offre pas une couverture exhaustive des techniques comptables, il confère cependant  une grande autonomie à des utilisateurs initiés.

Les charges sont abordées d’une façon générale afin de laisser à chaque utilisateur le soin de gérer ses dépenses selon son mode de fonctionnement. Nous vous rappelons que les « Charges » sont liées à des « Types de charges » que vous avez la liberté d’introduire dans le système via « Admin » > « Types de charges ». Les types permettent de qualifier et de pré-formater la saisie des dépenses qui seront l’objet de ce chapitre. Ce sont également les types qui maintiennent les comptes d’imputations pour vos charges.  Cette notion pourra être étendue par le compte d’un éventuel fournisseur qui serait à l’origine de la charge.

Les formulaires « Types de charges » et « Charges » sont assez similaires à « Types de recette » et « Recettes ». Les premiers maintiennent des flux entrants alors que les seconds expriment des flux sortants.

Par défaut, les montants des charges impactent votre chiffre d’affaire mais vous pouvez toujours influencer cette directive. La notion de « Part commerciale » exprimée en pourcentage permettra de faire une répartition entre l’usage privé et professionnel qui peut être fait d’un bien ou d’un service.

Le formulaire de saisie offre l’avantage de faire des consultations précises selon des périodes prédéfinies (Mensuelle, trimestrielle, annuelle…).

Cette fonctionnalité sera complétée par les possibilités de consultation des données abordées au chapitre « Rapports d’activités ».





Types de charges

A partir de l’onglet « Admin », cliquez sur « Types de charges ».

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Ce formulaire est destiné à l’insertion et la modification des « Types de charges » qui vont faciliter les saisies des « Charges ».

Le type décrit par ‘Non défini’ n’est pas modifiable, il peut être utilisé avec les charges qui sont en attentes d’êtres qualifiées (typées).

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La liste des types existants peut être restreinte à un pays, Il est ainsi possible de segmenter les sorties selon leur origine. La valeur ‘Non défini’ signifie que la restriction n’est pas appliquée.



Propriétés des types de recettes :

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« Actif » permet d’activer ou de désactiver le type sélectionné.

« Description » est un libellé clair qui peut comporter jusqu’à 128 caractères.

« Pays » permet de réserver un type à un pays donné.

« Peut être lié à la TVA » à cocher si le type comporte de la TVA.

« Taux de TVA par défaut »  maintient éventuellement le taux qui sera applicable.

« Associé à un véhicule » : Cochez cette case pour matérialiser que ce type de dépenses est directement lié à l’utilisation d’un véhicule.

« Sous type de » permet de maintenir une hiérarchie de types parmi ceux qui existent déjà.

« Compte imp. » permet d’indiquer que le type correspond à un compte d’imputation du plan comptable.




Pour modifier un type existant : sélectionnez-le dans la liste de droite, changez les valeurs par les vôtres et cliquez sur « Sauvegardez » pour valider le changement.


Pour introduire un nouveau type : cliquez sur « Nouveau », saisissez vos propres valeurs puis cliquez sur « Sauvegardez » afin de valider le type supplémentaire.





Charges

A partir de l’onglet « Planning », cliquez sur « Charges et frais généraux ».

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Le formulaire comporte :

1. Boutons d’action (Dont une fonction « Supprimer »).
2. Les possibilités de restriction d’affichage des éléments de la liste.
3. Les montants cumulés  des charges sélectionnées.
4. La liste des types existants.
5. Les détails du type sélectionné.
6. Une fonction dédiée à la modification de la part commerciale d’un ensemble de charges sélectionnées.

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Propriétés des charges :

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« Date » date de la dépense.

« Réf. Pièce » permet de maintenir une éventuelle référence de facture, de reçu...

« Description » libellé clair obligatoire.

« Type » permet de catégoriser la charge. Cette action influence automatiquement le type des charges présentes sur la liste via le champ « Limiter aux types ».

« Nature » permet de classer la dépense (Frais, acquisition, importation).

« Pays » permet d’assigner une origine à la recette.

« Lieu » permet de maintenir la localisation de la dépense et prévenir les incohérences.

« Client/Fourn. » pour associer un tiers à la recette.

« Taux de TVA » permet de renseigner le taux de TVA. Si la charge ne fait pas l’objet de TVA, Choisissez le taux « 0 ». Cette valeur est fournit par défaut par le « Type », mais vous pouvez la modifier.

« Montant TTC » Saisissez le montant total payé. Vous n’avez pas à faire de calcul pour l’introduction des sommes.

« Mode de règlement » permet d’associer un moyen de paiement.

« Part commerciale » de la charge si celle-ci n’est pas de 100%. Il arrive que l’on utilise des biens de l’entreprise ou des services pour ses besoins privés ou inversement. C’est fréquemment le cas pour les utilisateurs dont le statut définit que l’entreprise est en inclusion dans le patrimoine privé (Indépendant, Entreprise sans capital…). Utilisez cette valeur pour introduire cette notion. Vous visualisez immédiatement l’impact de cette répartition sur les montants présents en bas du formulaire.




Pour modifier un type existant : sélectionnez-le dans la liste de droite, changez les valeurs par les vôtres et cliquez sur « Sauvegardez » pour valider le changement.


Pour introduire un nouveau type : cliquez sur « Nouveau », saisissez vos propres valeurs puis cliquez sur « Sauvegardez » afin de valider le type supplémentaire.


 



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