CLIENTS, FOURNISSEURS ET CONTACTS

Soignez ce que vous avez de plus précieux pour vos affaires. Maintenez toutes les informations nécessaires à votre activité afin d’assurer au mieux vos obligations contractuelles.

Introduction
Clients et Fournisseurs
Détails des clients
Contacts

Introduction

Avec une même interface, vos manipulez des tiers qualifiés en « Clients » ou/et en « Fournisseurs ». Ces tiers seront des personnes physiques ou morales.

Vous pouvez également répertorier des « Contacts ». Ce sont des personnes physiques qui peuvent éventuellement êtres liées à un « Client/Fournisseur ». Le contact possède ses propres attributs (Nom, Prénom, Téléphone, Adresse, Etc.).

Toutes les fonctionnalités abordées dans ce chapitre, sont accessible sur l’onglet « Prestations » de l’application.

Clients et Fournisseurs

A partir de l’onglet « Planning », Cliquez sur « Clients et fournisseurs ».

les « Clients » et les « Fournisseurs » sont des tiers privés, publics ou professionnels.
Le « Client » est à l’origine de flux entrants (Factures, recettes…), et le « Fournisseur » est à l’origine de flux sortants (Charges, frais…). 

Un tiers peut être un « Client » ou/et un « Fournisseur ».

Identité

« Réf. » : Référence publique, diffusée sur les documents (Factures, devis…). Ce numéro d’ordre est unique et maintenu par le programme.

« Compte imp. » : permet de maintenir un numéro de compte d’imputation.

« Réf. Externe » : champ libre pour maintenir un identifiant indépendant du logiciel.

« Genre » : ‘Monsieur’, ‘Madame’ et ‘Mademoiselle’ permettent de catégoriser un tiers comme privé ou particulier. Les valeurs ‘Société’, ‘Administration’ et ‘Association’ permettent de classer le tiers comme professionnel. Les entreprises individuelles (EI, Profession libérales, Etc.) doivent être classées en ‘Société’.

« Nom 1 » : le mon principal du tiers.

« Nom 2 » permet  de faire une distinction entre le nom marital et le nom de naissance pour les tiers privés.

« Prénom » est utilisé en tant que tel pour les personnes physiques.

Les champs « Nom 1 », « Nom 2 » et «  Prénom » ne peuvent pas accepter les caractères \ / ; : * ? " < > |.

Statut

« Entré(e) le » : date d’insertion du tiers dans le système (Non modifiable).

« Est un client » et « Est un fournisseur » : permettent typer le tiers selon la nature de la relation commerciale.

« Statut » : permet de fixer l’état du tiers dans le programme( La valeur  « sorti » inactive le tiers).

« Date de modification » date de changement de statut (Non modifiable).

« Accepte les prestations... le samedi/le dimanche et les jours fériés » autorise ou pas la saisie de prestation durant ces jours.

« Clés remises à : » permet d'associer un prestataire au client (Cas des SàP, Interventions à domicile).

« Contrat » : valeurs informatives.

« Date de la demande » : permet de maintenir une date supplémentaire pour le démarage de la relation.

« Remarque » : champ libre (255 caractères).

Adresse

I5

« Rue », « Numéro », « Lieu », « Code postal » : champs libres.

« Ville » : valeur à sélectionner parmi celles existantes. Vous pouvez créer de nouvelle valeur en cliquant sur « + ».

« Pays » : valeur automatique en fonction de la ville sélectionnée.

« Email », « N° tél. 1 »,… : champs libres.

Détails

Les détails permettent d’affiner le profil des tiers ou d’interagir avec les éléments qui les concernent. Les fonctionnalités des détails sont développés dans les paragraphes suivant. Le tiers doit être créé avant de pouvoir accéder aux fonctions de détails.

Pour modifier un tiers existant: sélectionnez-le dans la liste de droite, changez les valeurs par les vôtres et cliquez sur « Sauvegardez » pour valider le changement.

Pour introduire un nouveau tiers : cliquez sur « Nouveau », saisissez vos propres valeurs puis cliquez sur « Sauvegardez » afin de valider l’ajout du tiers supplémentaire.

Détails des clients

Préférences interventions

Sélectionnez un client sur la liste et cliquez sur « Préférences »…

Cette fonctionnalité permet de fixer les exigences des clients en terme d’interventions hebdomadaires. Sélectionnez les valeurs adéquates et cliquez sur « Sauvegarder » pour valider votre saisie…

Evènements

Sélectionnez un tiers sur la liste et cliquez sur « Evènements »…

Ce formulaire est destiné maintenir des informations diverses. A chaque évènement, vous pouvez associer de 1 à 4  acteurs (En entreprise individuelle, l’employé et le travailleur ne peuvent être que l’utilisateur courant).

Attention : En tant que responsable vous devez observer et faire respecter les règles locales en vigueur qui concernent le maintien d’informations personnelles sur des personnes physiques. Pour la France, il existe une déclaration simplifiée qui s'effectue en ligne sur le site Internet de la CNIL.

Planning

Sélectionnez un client sur la liste et cliquez sur « Planning »…

Ce formulaire permet de visualiser et d'agir sur les prestations d’un client.

Un double clic sur une prestation permet d’interagir avec celle-ci par l’intermédiaire d’un autre formulaire.

Ici, vous pouvez annuler ou modifier la prestation ou encore en commander la facturation… Ce formulaire ses fonctionnalités sont détaillés dans le chapitre « Planning ».




Conditions de paiement et de facturation

Sélectionnez un client sur la liste et cliquez sur « Conditions de paiement »…

Les possibilités liées à ce formulaire sont exclusivement destinées aux clients de type professionnel. Ce formulaire et les fonctionnalités attenantes sont détaillés dans le chapitre « Conditions de facturation ».

Contacts

A partir de l’onglet « Planning », Cliquez sur « Contacts ».

Les « Contacts » sont des personnes physiques qui peut être lié à un « Client » ou à un « Fournisseur ». Ce formulaire est similaire à celui des clients, son fonctionnement reste identique pour l’insertion, la modification ou l’accès aux détails.

Si vous avez renseigné le champ « Client/Fournisseur », vous avez la possibilité de cocher la case « Utiliser l’adresse du client ». Ainsi les champs de l’adresse seront automatiquement renseignés avec les informations correspondantes de l’adresse du client (Ou du fournisseur) sous réserve que celle-ci existe.

La section « Détails » permet d’affiner le profil des « Contacts » ou d’interagir avec les éléments qui les concernent. Les fonctionnalités des détails sont développés dans le chapitre « Clients et fournisseurs ».


Pour modifier un contact existant: sélectionnez-le dans la liste de droite, changez les valeurs par les vôtres et cliquez sur « Sauvegardez » pour valider le changement.

Pour introduire un nouveau contact : cliquez sur « Nouveau », saisissez vos propres valeurs puis cliquez sur « Sauvegardez » afin de valider l’ajout du contact supplémentaire.