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FACTURATION ET DEVIS

Gérez facilement vos pièces comptables et accédez instantanément à tous les détails. Créez des notes de crédit en toute simplicité.

Introduction
Facturation et devis rapides
Facturation et devis détaillés
Gestion des factures et autres pièces
Détails d’une pièce
Exemples de documents


Introduction

Pour produire et composer les pièces issues de la facturation, aWayERP utilise les prestations planifiées et/ou ajoutées ainsi que les tarifs. L’anticipation des changements de tarifs avec leur historisation permet de produire des factures en accord avec les modalités des devis préalablement établis.

Pièces et interactions possibles :

  Fichier Impression Règlement
Devis PDF oui  
Factures pro forma PDF oui  
Factures PDF oui oui
Notes de crédit PDF oui oui
Relances PDF oui  
Timesheet CSV    
Attestations fiscales PDF oui  



Les pièces peuvent comporter jusqu’à 3 taux de TVA différents et s’étendre sur plusieurs pages.

L’Euro est la monnaie unique utilisé sous aWayERP.

Pour compléter vos connaissances du processus de facturation, il est impératif d'acquérir les notions présentées dans les chapitres suivants :  

- « Société » :

- Définir votre identité et les particularités qui vont formaliser votre facturation (Auto entrepreneur, Régime micro-entreprise, agrément de services à la personne).

 

- « Options de facturation » :

- Personnaliser la mise en page de vos pièces.
- Définir les modalités d’impression.
- Définir la validité de vos devis.
- Appliquer un logo sur les documents.
- Choisir une taiile de caractère pour la création des factures.

 

- « Conditions de paiement » :

- Le regroupement de lignes de factures.
- Les délais de paiements.
- La facturation intracommunautaire.

 

- « Tarifs et TVA, modes de paiement » :

- Créer des tarifs horaires pour les prestations, des forfaits.
- Manipuler les taux de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée).
- Définir et gérer tous les types de paiement, classiques ou préfinancés.

- « Acomptes et Règlements » :

- Enregistrer et gérer les paiements reçus des clients.


- « Relances » et « Attestations fiscales » :

- Editer des lettres de rappel à l'intention des clients.
- Créer des atestations fiscale dans le cadre des services à la personne.





Factures et devis rapides

Une prestation peut être traitée individuellement depuis ses détails du planning :

1. Double clic sur la prestation.
2. A partir de l'onglet Prestation, cliquez sur la pièce souhaitée pour le traitement d'une séance unique.

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A partir de l'onglet Périodicité, cliquez sur l'action souhaitée pour le traitement d'une série de séances (plusieurs prestations).

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L’action « Devis » ne requière aucune manipulation.
L’action « Facturer » permet la saisie d’un règlement optionnel avant la génération de la facture.






Factures et devis détaillés

La facturation détaillée est disponible sous l’onglet « Planning » > « Facturation détaillée et devis ».

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Génération d’une facture ou un autre type de pièce :

1. Sélectionnez un client. Les clients en attente de facturation sont affichés par défaut.
2. Sélectionnez des prestations connues du système (Planifiées et/ou ajoutées).
3. Modifiez les prestations existantes et/ou créez en de nouvelles.
4. Indiquez une remarque à imprimer sur la facture.
5. Sélectionnez le type de document à produire.

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Recherche des prestations :

Par défaut, les prestations proviennent du planning général (séances individuelles ou périodiques, séries de séances). La recherche de ces éléments s’effectue selon l’intervalle de temps renseigné dans les « Options de facturation » (« Consolidation des prestations ») . Il est toutefois utile d’accéder aux prestations futures sans que cela soit une règle générale qui atténuerait les performances du programme. Vous pouvez donc agir lorsque cela est nécessaire, sans changer de formulaire et sans modifier les paramètres courants de votre programme. Cette adaptation est particulièrement utile pour la création des devis réalisés sur base de prestations récurrentes.

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A cette occasion, si votre rythme de facturation est régulier, vous pouvez réduire les valeurs de « Consolidation… » des « Options de facturation » et adopter des valeurs au plus juste (2 mois avant et 0 mois après).
 

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Gestion des factures

L’interface de gestion des pièces existantes est accessible sous l’onglet « Planning » > « Gestion des factures, paiements ».

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Pour accéder à vous documents :

1. Sélectionnez le client.
2. L’ensemble des factures et notes de crédit de l’année courante apparaissent avec leur statut sur l'onglet « Factures - Notes... » .
3. Modifiez l’année pour changer de période.
4. Sélectionnez une des pièces disponibles.
5. Cliquez sur « Voir les détails… » pour prendre connaissance de son contenu.
6. Cliquez sur « Voir les autres fichiers… » pour accéder aux « Devis » et « Pro forma » du client.
7. Accédez à la facturation détaillée pour créer une nouvelle pièce.

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Les devis et les autres documents sont également accessibles par l’interface…

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Toutes les pièces produites sont conservées individuellement par clients pour chaque année…

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Détails d’une pièce

L’interface des détails permet d'agir avec les factures et les notes de crédit :

1. Visualisez les prestations de la pièce.
2. Visualisez le montant total obtenu avec des lignes individuelles et celui obtenu avec un regroupement de ligne
3. Accéder aux règlements de la pièce et modifiez éventuellement son statut.
4. Cliquez sur « Sauvegarder » pour valider les changements.
5. Cliquez sur « Voir la facture… » pour visualisez le fichier de la pièce au format PDF.
6. Cliquez sur « Créer une note de crédit » pour produire une note de crédit liée à la facture sélectionnée.
7. Cliquez sur « Créer une timesheet » pour obtenir un fichier au format CSV contenant le détail des prestations (Utile en cas de regroupement de lignes sur la facture).

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Exemples de documents


Devis auto entrepreneur

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Facture classique avec TVA

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Note de crédit

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