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LE GUIDE EN LIGNE aWayERP Retour

GENERALITES

Utiliser aWayERP, c’est l’assurance d’être toujours efficace et l’opportunité d’être performant en restant rigoureux. Découvrez une approche éprouvée, dynamique et totalement ouverte.

aWayERP c'est quoi ?
A qui est destiné aWayERP ?
Améliorer votre productivité ?
TVA ou pas ?
Services à la personnes (SAP)
Les fonctions principales
Y a-t'il des limitations ? 


aWayERP c'est quoi ?

C’est un outil de gestion commerciale et de planification destiné à faciliter les tâches quotidiennes et à augmenter la productivité des professionnels indepandants et des gérants de PME.
Avant tout, aWayERP met à votre disposition, les concepts indispensables pour l’établissement d’un lien commercial conforme et durable avec vos clients. Ainsi, vous abordez sans difficultés toutes les procédures habituelles de gestion (Planning, facturation, charges d’exploitation...).

Concentrez-vous sur votre métier, vous restez proche de votre clientèle et aWayERP vous soulage des notions complexes et formelles de la gestion. Oubliez vos appréhensions à rédiger une facture avec plusieurs taux de TVA… Détendez-vous à l’idée de composer une note de crédit… Votre logiciel sait faire tout cela, il fait la synthèse des méthodes directement inspirées par ses utilisateurs.

 

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A qui est destiné aWayERP ?

Ce logiciel largement paramétrable est adapté à un vaste public de professionnels agissant dans le domaine des prestations de services grace à ses procédures de gestion universelles.  
Parmi ses nombreuses applications, il est utilisé en France, en Belgique et au Luxembourg, en  PME, en entreprise individuelle, par des auto-entrepreneurs, des consultants indépendants…

aWayERP permet le traitement des moyens de paiement classique, mais aussi ceux qui sont préfinancés et destinés aux activités de services à la personne comme les CESU (Fr) ou les Titres services (Be).

 

 

Comment augmentez votre productivité ?

Pour gagner en efficacité, vous devez rester dans un environnement familier et propre à vos spécificités. Afin de satisfaire cette condition, aWayERP vous permet d’enregistrer et d’utiliser vos propres éléments : vos types de prestations, vos tarifs horaires  (courants et futurs) selon les prestations, vos forfaits, Etc.  Plus vos éléments personnels sont pertinents et constants, plus vous allégez votre charge de gestion.

Afin d’améliorer cette démarche, vous pouvez planifier graphiquement vos prestations en puisant parmi vos informations. Ainsi, vous complétez votre emploi du temps, vous constituez éventuellement vos devis, tout en préparant votre facturation avec un minimum d’efforts. Et même si vous ne prestez pas toujours dans les mêmes conditions, aWayERP vous offre un moyen simple de gérer cette problématique. En quelques clics, vous répondez aux questions essentielles qui caractérisent  vos prestations :
- Je fais quoi ?    
- Je le fais à quel prix ?  
- Je le taxe ou pas ?  
- Je le fais dans quelles conditions ?   

Pour aller plus loin, vous pouvez également définir des prestations récurrentes pour les clients réguliers et en annuler ponctuellement en toute simplicité.

Ceux qui disposent de temps libre, apprécieront aussi la possibilité de tout faire manuellement au dernier moment…

En utilisant le planning graphique d’aWayERP, vous distinguez facilement vos prestations ponctuelles et récurrentes. Vous avez un retour d’information immédiat sur les annulations et l’état de la facturation...

 

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Vous travaillez en agissant sur des éléments familiers :

1. Modifiez la durée.
2. Choisissez le bon type de prestations.
3. Le tarif est immédiatement disponible.
4. Le dimanche, c’est 200% !!
5. Devis, facture ? Il suffit de cliquer (La facturation classique et multi-lignes est également disponible).
6. Annuler complètement ou rétablir si la prestation était déjà annulée.

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TVA ou pas ?

Vous n’êtes pas sans ignorer qu’il existe une taxe sur la valeur ajoutée. La définition est on ne peut plus claire, à chaque fois qu’un service ou un produit prend de la valeur (à la revente), celui-ci voit son prix augmenter de façon proportionnelle avec sa taxe. C’est généralement le client final qui la supporte.

aWayERP gère nativement la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), son usage est intégré à tous les types de documents (Factures, devis, notes de crédit…). Si toutefois, le traitement de la TVA ne vous concerne pas, il vous suffit de l’indiquer au programme qui traite alors vos affaires avec un taux à 0% et qui selon les cas, adapte le formalisme de vos documents pour afficher une mention de franchise de TVA.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, il est fort probable que vous agissiez dans le cadre d’un statut de type « micro entreprise » avec des limitations de volumes d’affaires. Dans ce cas, prenez néanmoins le temps de lire les éléments dédiés à ce sujet afin d’en comprendre les mécanismes et d’aborder votre expansion sans appréhensions. Nous sommes convaincus que vous finirez par admettre que cette taxe n’est pas un mal qui pénalise les professionnels. Au contraire, sa déduction va soulager vos charges d’exploitation.

 

 

 

Service à la personne (SAP)

Les prestations de service à la personne qui peuvent éventuellement être exécutées dans un cadre légal, restent par nature une expression basique des prestations de services au sens le plus large. L’idée de service de proximité réservé aux clients particuliers écarte la plupart des concepts techniques évolués que l’on peut retrouver dans d’autres cas (Vos clients ne sont pas à l’étranger, ils sont géographiquement très proches de vous. Vos clients ne sont pas des professionnels, leur facturation n’entraine pas de conditions et de formats spéciaux comme des délais de paiement avec pénalités de retard possible pour les deux parties. Vous n’êtes pas habilité à faire des regroupements de lignes de factures, Etc.) . aWayERP comporte donc tout ce qui est nécessaire au traitement des SAP. L’intégration de l’attestation fiscale pour les activités de services à la personne en France, est totalement dédiée à ce secteur. Si vous travaillez en Belgique, aWayERP sait manipuler les Titres-Services, Il comporte plusieurs interfaces prévues pour ce mode de paiement.

 

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Les fonctions principales

aWayERP autorise la manipulation d’un nombre indéfini de prestataires (Employés ou partenaires externes, indépendants) qui seront dirigés au travers des processus dans un cadre rigoureux.

Aussi, quelques règles peuvent être énoncées pour fixer les modalités d’utilisation d’aWayERP en mode PME :

Prestataires
La disponibilité d’un prestataire est toujours soumise à l’existence d’un contrat en cours de validité (Stage, CDI, CDD, Avenant de contrat, contrat externe,…). Le planning d’un prestataire, peut être constitué de prestations, d’absences et/ou d’activités annexes liées à l’entreprise. L’objectif principal étant la recherche de l’équilibre entre le nombre d’heures prévu au contrat et celui effectivement réalisé.

Statut de prestation
Lorsqu’une semaine calendaire est écoulée, celle-ci est disponible pour l’arrêté hebdomadaire des plannings. Il s’agit d’une opération de validation de l’activité de chaque prestataire. Les éléments du planning seront affectés d’un statut (Prévu, Réalisé ou Définitif).

Facturation
Lorsqu’un client est rattaché à une prestation qui n’a pas été annulée (Absence, refus,…), celle-ci est ou sera selon sa date, disponible pour la facturation. Une prestation facturée ne peut être annulée que pour une note d’avoir (Note de crédit).

 

aWayERP fournit les interfaces permettant les actions suivantes :

Préparer et personnaliser

- Définir un type de recettes.
- Définir un code d’activités.
- Définir un type de prestations.
- Enregistrer un pays.
- Enregistrer une commune.
- Définir un mode de paiement.
- Définir un taux de TVA.
- Définir un type de charges.
- Définir les jours fériés dont ceux déplacés d’une année.
- Définir un type de qualifications pour les prestataires.
- Définir un type de contrats de travail.
- Définir un salaire (Objectif : masse salariale).
- Définir des tarifs pour les prestations.
- Choisir la mise en forme et le logo des documents.
- Définir des options d’impression pour les documents.

 

Administrer au quotidien

- Définir un client, un fournisseur, un contact.
- Enregistrer les préférences d’interventions d’un client.
- Visualiser, agir sur l’activité liée à un client.
- Enregistrer les préférences de facturation d’un client professionnel.
- Définir un employé, un prestataire externe.
- Enregistrer un contrats de travail, un avenant.
- Enregistrer des prestations ponctuelles ou récurrentes pour un client et/ou un prestataire.
- Définir un solde de congés.
- Planifier une période d’absence (Congés, maladie, …).
- Planifier une absence ponctuelle.
- Visualiser l’ensemble des contrats de travail des prestataires.
- Visualiser les absences de l’ensemble de prestataires pour une période mensuelle.
- Enregistrer une recette.
- Enregistrer une charge.
- Enregistrer un acompte.
- Lier un acompte à une facture.
- Produire et gérer des factures, des devis, notes d’avoir, pro forma.
- Enregistrer des paiements de toute nature.
- Valider les plannings des prestataires par des arrêtés hebdomadaires.
- Produire des Timesheets pour distribuer ou afficher les plannings.

 

Manager et réagir

- Contrôler l’activité par des rapports détaillés ou consolidés.
- Enregistrer un évènement lié à un ou plusieurs tiers.
- Suivre l’état d’occupation annuel des prestataires afin d’établir un mode de récupération.
- Repérer les clients qui perturbent l’organisation avec des annulations répétées.
- Rechercher un prestataire disponible sur une période (Sans affectation, annulation, …).
- Rechercher un client disponible sur une période (Sans prestataire, Maladie, congés, …).
- Suivre les impayés.
- Produire les lettres de relances.

 

Aspects techniques

- Accéder à des rapports d’utilisation du logiciel (Traces d’exécution).
- Utiliser le logiciel en mode « test ».
- Créer et manipuler des sauvegardes des données.
- Exporter l’ensemble des données contenues par le logiciel.
- Manipuler l’application à plusieurs utilisateurs depuis différents postes de travail. Services à la personne
- Produire des attestations fiscales pour les « Services à la personne » (France).
- Enregistrer des recettes en « Titres-services » avec une interface dédiée (Belgique).
- Produire et gérer des bordereaux d’envoi pour les titres de paiement à compenser (TS, CESU, …).

 

Cette liste n'est pas exhaustive.

 

Y a-t-il des limitations ?

aWayERP n’est pas un outil comptable, ce n’est pas sa vocation. Bien qu’il confère une grande autonomie aux utilisateurs initiés, il ne produit pas directement les déclarations attendues par les administrations. Le programme vous communiquera aisément les chiffres nécessaires sous forme de listes, de rapports, de synthèses et même d’exports complets de vos données. Vous pourrez ainsi communiquer vos informations à des tiers et sans doute alléger vos charges.
aWayERP est principalement destiné aux professionnels qui effectuent des prestations de services. Son utilisation reste possible pour ceux qui vendent des biens de consommation courante, mais ils devront l’essayer afin de juger de son efficacité dans leur cas…

 




 

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