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OPTIONS DE FACTURATION - LOGO

Définissez vos besoins en matière de facturation afin d'être plus efficace dans votre activité professionnelle. Personnalisez vos documents avec votre logo.

Introduition
Format et options de facturation
Références des factures
Logo personnalisé

 

Introduction

Le principe de la facturation est considéré comme le cas général ! Cependant, certains d’entre vous ne délivrent pas de factures à leurs clients, vous allez toutefois simuler ce principe afin de pouvoir suivre vos paiements, éventuellement créer vos bordereaux pour l’endossement des titres prépayés.

Les « Conditions de facturation » des clients professionnels (Délais de paiement, pénalités, escomptes, TVA intra…) font l’objet d’un autre chapitre.




Format et options de facturation

Pour afficher les options de facturation, lancez aWayERP, sélectionnez l’onglet « Admin » et cliquez sur « Options de facturation » pour afficher le formulaire des réglages.

 

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1. Selon la nature de votre activité et de la forme de son exercice, vous pouvez ou devez afficher l’identité du prestataire et/ou la date de la prestation. Cochez les cases correspondantes. Vous pouvez également choisir la période de validité de vos devis.

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2. Les documents que vous allez générer avec l’application seront toujours produits sous forme de fichier de type PDF. Vous pouvez ici en commander l’impression directe en 0, 1, 2 ou 3 exemplaires.


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3. Références des factures

Vous pouvez choisir un format pour les références de vos factures et notes de crédit (Notes d'avoir). Les options du format doivent être sélectionnées en accord avec la législation locale et éventuellement selon votre fréquence de facturation.

Le format par défaut "TAAAA.00000000 - RàZ Annuelle - 8 digits (Défaut)" correspond au cas le plus répandu.

- "T" : type de pièce ("F" ou "N").
- "AAAA" : année de production de la pièce.
- "." : point de séparation.
- "00000000" : numéro d'ordre dans le cycle annuel (avec 8 digits ou positions, possibilité de produire 99 999 999 pièces avec un début fixé à 1).

Par défaut, les cycles de références sont fixés à la valeur "1" pour les deux types. La numérotation recommence avec la valeur fixée à chaque début de cycle. Selon les formats, les cycles sont annuels ou mensuels.

Un changement de format ne modifie pas les références préalablement existantes dans le programme.

Avant de modifier le format, veuillez vous assurer que le nouveau format respecte la référence chronologique des pièces du cycle en cours. Il est préférable de procéder au changement la veille du nouveau cycle désiré.

En cas de doute, commencez par faire cette démarche en mode de test (Onglet "Admin" > "Mode test"). 


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4. Si vous souhaitez faire apparaitre vos coordonnées bancaires sur vos factures, vous pouvez utiliser les champs destinés à cet effets.


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5. La consolidation des prestations est une option qui ne concerne que ceux qui veulent optimiser le traitement des prestations issues du « Schéma hebdomadaire » (Prestations récurrentes). Les utilisateurs qui ne suivent pas un rythme régulier de facturation pourront influencer la procédure de consolidation avec ces paramètres. Dans les autres cas, vous pouvez laisser les valeurs affichées par défaut.

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6. Pour ceux qui travaillent avec des "Titres-Services", cette valeur est introduite pour donner de la cohérence aux fonctions de suivi et aux rapports afin d'évaluer le résultat d’exploitation. Ceci ne concerne que les utilisateurs Belges. Voir le chapitre "Encodage des TS".

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7. Vouis pouvez choisir d'avoir ou pas, un message de confirmation avant la génération d'une facture. C'est obligatoire pour la note de crédit (note d'avoir).

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8. Sans doute qu’en plus de votre identité, vous souhaitez afficher quelques mots (Présentation, slogan…). Ces informations seront imprimées dans le coin supérieur droit de vos documents.

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9. Choisissez entre deux tailles de caractères pour l'impression de vos factures et devis. Ceci impacte directement le nombre de lignes affichables sur les pages des documents.

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10. Cet encart est destiné à la publication d’informations libres en bas de page de vos documents. Vous disposez de 4 lignes pour tout ce qui vous semble important, rappel de vos coordonnées complètes, RCS, APE, Etc.

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11. A tout moment, vous pouvez sauvegarder les éléments saisis et les options sélectionnées, voir l'état final d'une facture ou choisir un logo..

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Vous apercevez déjà quelques éléments fixés lors de l’installation. Il s’agit d’une mise en page de base destinée à un client de type privé (non-pro). Votre identité, votre adresse et certaines de vos mentions professionnelles apparaissent déjà. Vous pouvez à tout moment modifier ces éléments en allant sur « Admin » - « Société et Licence ».

La mention « Payable à réception » sera automatiquement affichée sur la facture si un règlement préalable n’a pas été détecté (Paiement à la remise de la facture).


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Logo personnalisé

Pour appliquer un logo sur vos documents, vous devez :

1. Cliquer sur le champ « Fichier » afin de sélectionner une image au format « JPG ».
2. Cliquer éventuellement du « init » pour annuler la sélection courante.
3. Visualiser le positionnement et les dimensions de l’image.
4. Sélectionnez la position sur le document.
5. Sélectionner les types de documents retenus pour l’application du logo.
6. Cliquer sur « Sauvegarder » pour valider les valeurs renseignées.
7. Visualiser l’état final d’une facture.


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Attention :

- Les images doivent êtres au format « JPG ».
- A gauche, le logo ne peut pas dépasser 348*72 pixels (l*h).
- A droite, le logo ne peut pas dépasser 348*120 pixels (l*h).
- Une image trop grande n’est pas adapter à la zone d’affichage, l’excédent est rogné.
- L’article de dispense d’immatriculation est éventuellement affiché en pied de page.
- Les lignes de présentation (Slogan) sont justifiées à droite.



Cas du logo à gauche

- L’identité est automatiquement décalée vers le bas en fonction de la hauteur du logo.


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Cas du logo à droite (Hauteur max 72 pixels)

- Le slogan est automatiquement décalée vers le bas en fonction de la hauteur du logo.


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Cas du logo à droite (Hauteur de 73 à 120 pixels max)

- Le slogan n’est plus affiché au profit du logo.


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