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PLANNING

Evaluez instantanément votre charge de travail avec votre planning graphique. Ajoutez et modifiez facilement des prestations. Anticipez les changements à venir. Epargnez-vous les multiples saisies en utilisant les possibilités de périodicité des séances. Complètez la lecture de ce chapitre avec « Gestion des changements ».

Introduction
Planning général
Prestation ponctuelle
Prestations périodiques

 

Introduction

La planification est la fonctionnalité la plus importante d’aWayERP, elle permet le traitement de deux des trois principaux axes de gestion d’une entreprise. A savoir : les ressources et leur affectation dans le temps (Indépendamment des aspects financiers). Ainsi, le planning permet de prévoir et d’optimiser l’occupation des ressources selon les engagements pris avec la clientèle.

Le « planning général » est une interface qui permet d’introduire des prestations ponctuelles ou périodiques (récurrentes). Il présente l’ensemble des éléments planifiés afin d’offrir une vision globale et consolidée de l’occupation des ressources. Il permet d’agir sur chacune des prestations affichées, pour l’annuler, la modifier ou la facturer.

Les éléments planifiés peuvent être annulés tant qu’ils ne sont pas formellement facturés (Avant la facturation ou après une note de crédit) ou qu'ils n'ont pas été confirmés par l'administrateur via l'interface des arrêtés hebdomadaires en utilisation PME.

L'interface de planification est accessible à partir de l’onglet « Planning» > « Planning général » ...


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Planning général

Les éléments principaux du planning sont :

1. Sélection d'un tiers (Prestataire ou client).
2. Navigation de semaine en semaine, sélection directe d’une date. Indicateur de capacité de service.
3. Visualisation des prestations ponctuelles et périodiques (Ex : x5 pour 5 séances).
4. Aperçu des détails au passage du curseur.
5. Distinction optionnelle des prestations facturées.
6. Couleurs personnalisées selon les codes d’activités (Condition de tarification).
7. Dans le cas d'un prestataire, l'occupation peut être une prestation ou une absence.


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- A l’ouverture du formulaire, le planning est automatiquement positionné sur la semaine courante du premier prestataire actif..
- Les limites de la plage horaire sont purement représentatives.
- Il n'est pas possible de saisir une absence si la prestation comporte un client.
- Les indicateurs journaliers et le cumul hebdomadaire permettent de juger du niveau d'occupation en fonction du contrat lorsqu'un prestataire est sélectionné.
- Les jours notés en rouge indiquent une opposition du client retenu (samedi, dimanche et jour férié) ou une exclusion selon le contrat du prestataire (dimanche et jour férié).
- Au moment de la rédaction de cet article, les prestations de dernière minute de type « Ajouté », introduites au moment de la facturation ne sont pas affichées sur le planning.

 




Prestation ponctuelle

L’introduction d’une prestation unique s’effectue selon les étapes suivantes :

1. Positionnez votre curseur à l’emplacement de début souhaité.
2. Cliquez et maintenez le bouton gauche de votre souris tout en vous déplaçant jusqu’à la fin souhaitée, puis relâchez le bouton pour faire apparaitre la fenêtre des détails du bloc planning.
3. Selon le cas, sélectionnez le client ou le pretataire.
4. Modifiez éventuellement la date prédéfinie.
5. Sélectionnez le type de prestation désiré et éventuellement le code d’activité associé.
6. Le tarif de la prestation est immédiatement visible s’il est défini dans l’application.
7. Cliquez sur « Sauver » pour confirmer la prestation.


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La prestation apparait selon le jour, l’heure et sa durée. Sa couleur est fonction du code d’activité.


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- L’accès aux détails d’une prestation est possible par double clic sur son bloc de représentation.
- Une prestation peut être modifiée ou supprimée avant sa facturation et/ou son arrêté hebdomadaire.


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- Depuis leurs détails, toutes les prestations peuvent donner lieu à la création de devis ou de facturation avec enregistrement éventuel de paiements.


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Prestations périodiques

L’introduction d’une série de prestations s’effectue selon les étapes suivantes :

1. Créez un prestation selon le principe de la séance unique (paragraphe précédent).
2. Sélectionnez l'onglet « Périodicité » pour accéder aux options de cette fonction.
3. Indiquez une plage de temps ou un nombre de séances prévues.
4. indiquez le cycle de répétition souhaité.
5. Simulez la périodicité pour consulter les séances dans la liste en bas de formulaire ou sauvez immédiatement la série de séances.
6. Une séance de série se distingue par son nombre de séances « Planning (x5) ». Il subsiste une occurence de bloc de planning par séance.

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- Les possibilités de facturation sont disponible pour la série tout en restant possibles à l'unité.
- Les rêgles de modification sont identiques quelque soit le type de prestations.
- En cas de suppression d'une série, les séances facturées sont conservées.




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